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Finalmente siamo tornati a fare workshop in presenza. Figuriamoci con tutte le precauzioni, ma dal vivo, potendoci sentire oltre che guardarci. L’esperienza mi ha raccontato tante cose.

Innanzitutto, il desiderio di tornare a stare insieme delle persone. Un desiderio che è un bisogno fisico di apprendere dall’altro, di tornare a capire l’altro, di una efficacia della relazione che da remoto ci eravamo quasi dimenticato. Questo desiderio che si è fatto breccia attraverso un timore iniziale (quanto male fa la scelta di media e governi di alimentare in modo irrazionale la paura) è esploso subito, crescendo ogni momento, grazie al fatto che i risultati dell’interazione si manifestavano in modo tangibile (post-it, flussi, modelli LEGO® 3D, ecc.).

Ed è proprio l’efficacia di un workshop dal vivo l’elemento che fa la differenza. Dopo più di un anno di interazione digitale, comoda, vedere emergere risultati così concreti attraverso l’interazione fisica con i colleghi è stata per loro una riscoperta, si è capito che al di là delle celebrazioni digitali, quello che conta sono i risultati e l’impatto che ognuno di noi può dare in un workshop dal vivo.

Intendiamoci, per chi come me ha fatto oltre 100 workshop in remoto, non banalizzo la potenza di questi workshop così come non posso dire di non aver ottenuto risultati significativi per i miei clienti anche così (altrimenti nessuno mi avrebbe pagato per qualcosa di inutile). Ma è la potenza del risultato ottenuto dal vivo che fa la vera differenza.

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Ma andiamo con ordine. I workshop che ho tenuto in 3 giorni erano 3:

  1. Design Sprint bootcamp, in cui insegniamo come sfruttare al meglio al metodologia del design Sprint a persone che si iscrivono al nostro bootcamp, prevalentemente professionisti, freelance e interni alle organizzazioni.
  2. Un workshop LEGO® SERIOUS PLAY® su strategie di differenziazione di mercato (oceano rosso) rivolto alle organizzazioni. Nel nostro caso un’impresa di consulenza e un piccolo museo etnografico.
  3. Un workshop LEGO® SERIOUS PLAY® breve rivolto al dialogo sociale, in un formato di meetup, gratuito e finalizzato alla diffusione culturale della metodologia.

Sia per il primo che per il terzo avevo fatto cose “analoghe” da remoto, con grande soddisfazione dei clienti, e anche mia, in quanto ero riuscito a realizzare un workshop in remoto che mantenesse “al massimo” le caratteristiche di ciò che i partecipanti si portavano a casa.

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Analoghe e al massimo, appunto! Analoghe, perché, I workshop in remoto devono essere interattivi e garantire il coinvolgimento dei partecipanti; devono:

  1. Focalizzarsi sui risultati e non sul processo
  2. Lasciare la decisione ai partecipanti perché possiedono le informazioni di contesto
  3. Garantire autonomia e dare autorità ai partecipanti stessi (Purpose driven Engagement) facendo in modo che tutti siano focalizzati e coinvolti e si riesca a realizzare un’efficace collaborazione.

Per questo il workshop in remoto sono realizzati in una serie (string) di microstrutture, ovvero esercizi di interrelazione tra gli individui che garantiscono massima collaborazione e autonomia da parte di tutti i partecipanti.

Le microstrutture incoraggiano la partecipazione, il dialogo e l’azione, introducendo piccoli cambiamenti nel modo in cui i partecipanti possono incontrarsi, prendere decisioni e innovare. Mettono il cambiamento e l’innovazione nelle mani di tutti.

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Nello sviluppo dei workshop abiamo usato microstrutture prese dai framework più importanti, quali le Liberating Structures, gli Agile exercise e le receipt del Design Thinking e dei Quick and Dirty Design Sprint, con l’obiettivo di:

  • Disegnare ed erogare il workshop e lo schema di microstrutture che meglio si adattino agli obiettivi e che garantiscano il massimo coinvolgimento dei partecipanti;
  • Fornire questi workshop in un’interazione efficace e coinvolgente in un lasso di tempo limitato (3h max) con una partecipazione ampia (max 30 persone) in modo da realizzare un evento coerente;
  • Prevedere nel workshop una parte introduttiva di coinvolgimento e una parte finale di feedback e recap di ciò che si portano a casa.
  • Coordinare i diversi tools (comunicazione, interazione, scarico, ecc.) nella fase di design e implementazione del workshop.

E al massimo perché gestire uno workshop in un ambiente remoto è molto più complesso che dal vivo, la qualità di facilitazione deve essere pronta ad affrontare sfide come basso coinvolgimento, complicazioni con gli strumenti digitali, puntualità e scetticismo.

Per questo il workshop in remoto va organizzato, preparato e facilitato in modo diverso se si vuole avere successo con team distribuiti. L’intera sequenza degli esercizi deve essere ristrutturata rispetto ad un workshop dal vivo. Bisogna fare in modo che tutti siano focalizzati e coinvolti e si riesca a realizzare un’efficace collaborazione in remoto. Per questo più che il LEGO® SERIOUS PLAY® abbiamo usato la business agility, ovvero un framework iterativo fatto di piccoli passi immediatamente validati.

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Quindi il Design Sprint Bootcamp remoto differiva da quello dal vivo per alcuni esercizi che non era opportuno effettuare come nella versione dal vivo e aveva un livello di coinvolgimento molto più basso di quello che si può avere dal vivo. E il meetup LEGO® SERIOUS PLAY® era stato svolto in remoto con tecniche di business agility con tempi più lunghi per poter mantenere alto il coinvolgimento e lasciare qualcosa di tangibile da portarsi a casa (quindi con una fase in più rispetto a quello dal vivo).

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Il workshop strategico LEGO® SERIOUS PLAY® non è stato possibile svolgerlo in remoto perché intrinsecamente progettato con la metodologia 3D e l’interazione in co-creazione dei partecipanti. Abbiamo fatto altri workshop strategici in remoto con tecniche di business agility, con enorme soddisfazione nostra e dei nostri clienti. Alcune di questi workshop sono diventati una parte importante della nostra offerta, con livelli di efficacia massimi rispetto alla concorrenza e al panorama di offerta remota presente oggi.

Nonostante i grandi risultati ottenuti in remoto (ribadisco, altrimenti non avrei venduto così tanto, se non fossero stati utili) quelli realizzati dal vivo sono almeno un ordine di grandezza in più.

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Nel Design Sprint Bootcamp, l’esercizio su cui ci siamo ingaggiati (e che aveva un valore preminentemente pedagogico) ha prodotto soluzioni viabili molto reali, molto più reali di sessioni e meetings già svolti. Non solo, ma i partecipanti hanno acquisito le competenze già all’inizio del secondo giorno, superando alcuni scogli metodologici (map, per esempio) con enorme facilità, rispetto alle difficoltà di apprendimento e realizzazione di quello in remoto.

Nel secondo è emersa in modo prepotente la potenza del LEGO® SERIOUS PLAY® vero, quello che ha bisogno di più di 4 ore e di almeno 4 tecniche applicative, e che è possibile erogare solo dal vivo. Entrambe le organizzazioni si sono portate a casa strategie operative e opzioni strategiche che possono implementare in autonomia già da domani.

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Ma la vera cartina di tornasole è stato il meetup culturale, dove la versione in remoto e la versione dal vivo hanno mostrato tutte le loro differenze. Per questo avevamo deciso di usare una microstruttura (ROSE; THORN; BUD) molto utile in quelli da remoto. Una microstruttura che consente di passare dal dialogo su un teme presentato in maniera generica ad una comprensione del tema in modo complesso condivisa e una serie di insight molto dettagliati su cui sviluppare lo sviluppo di azioni o strategie. È una delle microstrutture preferite per focalizzare i team in vista della risoluzione di problemi o nella elaborazione di strategie (organizzative o di prodotto).

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Fatta con il LEGO® SERIOUS PLAY® in meno di 1:30h si è arrivati ad un livello di gestione della complessità e di consapevolezza di almeno 2 ordini di grandezza più approfonditi e condivisi di ciò che si ottiene in remoto o anche dal vivo usando i post-it. Un risultato che ha prodotto nei partecipanti una consapevolezza della necessità di tornare a interagire dal vivo almeno sulle questioni cruciali, anche in fase iniziale di progetto.

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Infine, due parole al margine sulla mia esperienza di facilitazione. Tutta l’esperienza di scomporre un workshop dal vivo e ricomporlo in remoto, tutte le contaminazioni di metodologie ed esercizi tra i diversi framework hanno arricchito la mia competenza e reso massima la mia efficacia come facilitatore dal vivo. Partito con dubbi e timori anch’io, ho guidato i partecipanti sentendoli in modo più preciso e profondo, sapendo tenerli nel flow in modo più puntuale e più orientato a fare emergere i risultati più significativi per loro. Per questo devo ringraziare, oltre il mio socio Andrea RomoliTrivium di cui sono diventato partner, Gloria Leon, con cui ho condiviso riflessioni e pensieri e tutte le mie comunità di pratica, quella internazionale e quella più vicina locale.

In conclusione, questa esperienza ha rafforzato in me la consapevolezza che le organizzazioni hanno un forte bisogno di riannodare i fili per riconnettersi (lo abbiamo chiamato in Trivium Rewiring) e per ripartire in un mondo che risulta profondamente mutato rispetto a prima. E ha rafforzato in noi la consapevolezza che siam pronti ad aiutare le organizzazioni a farlo.